Wanneer hoeft u een RI&E niet te laten toetsen?

TL;DR — De kern

Een RI&E hoeft niet altijd door een arbokerndeskundige te worden getoetst. De officiële uitzonderingen zijn beperkt:

U heeft maximaal 25 medewerkers en gebruikt een op dat moment erkend branche-RI&E-instrument.
Uw organisatie heeft betaald personeel voor in totaal maximaal 40 uur per week.
In uw vrijwilligersorganisatie werken uitsluitend vrijwilligers.

Een vrijstelling van toetsing is niet automatisch een vrijstelling van de RI&E zelf. Controleer daarom altijd eerst of u een RI&E moet hebben, daarna of toetsing nodig is, en leg de onderbouwing van uw keuze vast.

Kort antwoord

U hoeft uw risico-inventarisatie en -evaluatie niet te laten toetsen als uw situatie onder een van drie officiële uitzonderingen valt. Dat geldt voor een bedrijf met maximaal 25 medewerkers dat een erkende branche-RI&E gebruikt, een organisatie met in totaal maximaal 40 betaalde arbeidsuren per week, of een vrijwilligersorganisatie waarin uitsluitend vrijwilligers werken. In andere situaties is toetsing in beginsel verplicht.

De belangrijkste nuance is dat een vrijstelling van toetsing niet hetzelfde is als een vrijstelling van de RI&E. Een kleine werkgever kan dus wel verplicht zijn een RI&E met plan van aanpak te maken, maar vrijgesteld zijn van de deskundige toets. De Nederlandse Arbeidsinspectie noemt de drie uitzonderingen expliciet.

Wilt u eerst de hoofdregel bepalen? Lees dan wanneer een RI&E verplicht is. Heeft u al een RI&E en wilt u zekerheid over de toetsingsplicht, bekijk dan RI&E laten toetsen.

Eerst twee vragen uit elkaar houden

Bij veel werkgevers lopen twee verschillende vragen door elkaar:

Moet onze organisatie een RI&E hebben?
Moet onze RI&E door een bevoegde arbokerndeskundige worden getoetst?

De eerste vraag gaat over de verplichting uit artikel 5 van de Arbeidsomstandighedenwet. De RI&E beschrijft de arbeidsrisico's en bevat een plan van aanpak met maatregelen en termijnen. De tweede vraag gaat over de deskundige beoordeling van dat document. De Arbeidsinspectie legt uit dat het ontbreken van een verplichte RI&E direct tot handhaving kan leiden.

Een toetsvrijstelling is daarom geen toestemming om zonder actuele risico-inventarisatie of plan van aanpak te werken. Ook een niet-getoetste RI&E moet bedrijfsspecifiek, volledig en actueel zijn. Een algemeen voorbeeldbestand met alleen vinkjes voldoet niet wanneer het de feitelijke werkzaamheden, locaties en groepen medewerkers niet dekt.

De drie toetsvrijstellingen naast elkaar

Situatie	Toetsing nodig?	Voorwaarde die vaak wordt gemist
Maximaal 25 medewerkers met een erkende branche-RI&E	Nee	Het instrument moet voor uw branche erkend zijn en correct, volledig en bedrijfsspecifiek zijn ingevuld.
Maximaal 25 medewerkers met een eigen of niet-erkend instrument	Ja	De personeelsomvang alleen geeft geen vrijstelling.
Betaald personeel werkt samen maximaal 40 uur per week	Nee	Het gaat om het totaal van de betaalde uren binnen de organisatie, niet om 40 uur per persoon.
Uitsluitend vrijwilligers	Nee	Bij ernstige risico's kunnen delen van de arboregelgeving en een RI&E toch van toepassing zijn.
Meer dan 25 medewerkers	Ja	Een branche-instrument kan helpen bij het opstellen, maar heft de toetsingsplicht niet op.

Gebruik deze tabel als eerste selectie, niet als enige beoordeling. Een verandering in personeelsomvang, werkzaamheden of de erkenningsstatus van het branche-instrument kan de uitkomst wijzigen.

Vrijstelling 1: maximaal 25 medewerkers en een erkende branche-RI&E

De meest gebruikte uitzondering geldt voor organisaties met maximaal 25 medewerkers die een erkend branche-RI&E-instrument gebruiken. Beide voorwaarden moeten tegelijk zijn vervuld.

Alleen klein zijn is dus niet genoeg. Maakt u met twintig medewerkers een eigen RI&E in een tekstbestand, gebruikt u een algemeen online model, of gebruikt u een branche-instrument zonder geldige erkenning, dan is de vrijstelling niet van toepassing en moet u de RI&E laten toetsen.

Een erkend branche-instrument is ontwikkeld voor de typische werkzaamheden en risico's binnen een sector. Erkenning betekent niet dat iedere ingevulde RI&E automatisch goed is. U moet nog steeds:

alle eigen functies, werkplekken en arbeidsmiddelen opnemen;
afwijkende processen en locaties toevoegen;
bijzondere groepen meenemen, zoals jongeren, zwangere medewerkers en uitzendkrachten;
de risico's beoordelen en prioriteren;
per maatregel een verantwoordelijke en termijn vastleggen;
werknemers of hun vertegenwoordiging betrekken;
het document actueel houden.

Sinds 1 juni 2026 geldt een vernieuwde erkenningsprocedure. Branches zonder cao-partijen kunnen geen nieuwe erkenning of hererkenning aanvragen. Bestaande erkenningen blijven geldig tot hun afgesproken einddatum. Controleer daarom niet alleen de naam van het instrument, maar ook de actuele erkenning en geldigheidsdatum. Zie de uitleg van Arboportaal over de erkenningsprocedure van 2026.

Bewaar in uw dossier een schermafbeelding of PDF van de erkenningsstatus op de datum waarop u de RI&E vaststelt. Noteer ook de instrumentversie. Daarmee kunt u later uitleggen waarom u van de toetsvrijstelling bent uitgegaan.

Wie telt mee voor de grens van 25?

Schrijf in uw beleid niet dat de grens 25 FTE is. De officiële voorlichting spreekt over medewerkers of werknemers, niet over een rekensom waarbij twee parttimers samen één persoon worden.

Kijk naar iedereen die feitelijk voor uw organisatie werkt en naar de arbeidsverhoudingen die de RI&E moet dekken. De overheid noemt onder personeel onder meer uitzendkrachten, stagiairs, vrijwilligers en inhuurkrachten. Zie de uitleg van Rijksoverheid over de zorg van de werkgever. De precieze telling kan bij flexibele inzet of werken onder gezag juridische nuance vragen. Leg daarom vast:

hoeveel vaste en tijdelijke medewerkers er zijn;
hoeveel parttimers er zijn;
welke uitzendkrachten en stagiairs structureel meewerken;
welke ingehuurde krachten feitelijk onder uw gezag werken;
welke piekbezetting in het jaar realistisch is;
welke zelfstandige vestigingen een eigen werkgever of eigen organisatie vormen.

Laat een organisatie rond de grens van 25 niet op een toevallige peildag sturen. Als u weet dat er volgende maand medewerkers bijkomen, is het verstandiger om de toetsing meteen in te plannen dan om een dossier te bouwen dat vrijwel direct opnieuw beoordeeld moet worden.

Vrijstelling 2: maximaal 40 betaalde uren per week

Een organisatie met betaald personeel voor in totaal maximaal 40 uur per week hoeft de RI&E niet te laten toetsen. Het woord totaal is beslissend.

Voorbeelden:

Eén medewerker werkt 32 uur per week. Het totaal blijft onder 40 uur.
Twee medewerkers werken ieder 16 uur. Het totaal is 32 uur.
Twee medewerkers werken ieder 24 uur. Het totaal is 48 uur en de vrijstelling geldt niet.
De eigenaar werkt zelf 40 uur en drie betaalde medewerkers ieder enkele uren. Beoordeel de betaalde arbeidsinzet zorgvuldig en tel niet alleen het grootste contract.

Leg contracturen en terugkerende extra uren vast. Een structurele situatie boven 40 uur kan niet worden behandeld alsof er alleen naar de papieren contractomvang wordt gekeken. Bij twijfel is een korte schriftelijke beoordeling verstandiger dan een ongedocumenteerde aanname.

Ook hier blijft de vraag naar een goede RI&E afzonderlijk bestaan. Een klein aantal arbeidsuren kan nog steeds gepaard gaan met gevaarlijke machines, stoffen, fysieke belasting of agressierisico's.

Vrijstelling 3: uitsluitend vrijwilligers

De derde uitzondering betreft een vrijwilligersorganisatie waarin uitsluitend vrijwilligers werken. Zodra er betaald personeel is, moet u opnieuw beoordelen of de 40-urenuitzondering of de gewone toetsingsregel van toepassing is.

Vrijwilligerswerk is niet automatisch risicoloos en de Arbowet is niet volledig buiten beeld. Bij ernstige risico's, gevaarlijke stoffen, biologische agentia of bepaalde werkzaamheden kunnen specifieke voorschriften en een RI&E gelden. Arboportaal beschrijft bijvoorbeeld dat een RI&E voor vrijwilligers verplicht kan zijn bij biologische agentia, asbest, springstoffen, vluchtige stoffen, micro-organismen of verbouwing. Lees de officiële toelichting over vrijwilligers en arbeidsomstandigheden.

Een zorgvuldige vrijwilligersorganisatie maakt daarom ten minste een praktische risicoanalyse, geeft voorlichting, verstrekt veilige arbeidsmiddelen en organiseert toezicht. De toetsvrijstelling is geen vrijbrief om ernstige risico's niet te beheersen.

Beslisroute in zeven stappen

Gebruik deze volgorde en bewaar de uitkomst:

Bepaal of er personeel of arbeid onder gezag is. Breng vaste, tijdelijke en flexibele inzet in beeld.
Bepaal of een RI&E verplicht is. Kijk niet alleen naar de contractvorm, maar naar de feitelijke werkzaamheden.
Tel medewerkers als personen. Gebruik niet uitsluitend FTE.
Bereken de totale betaalde uren. Doe dit voor de normale en voorzienbare pieksituatie.
Controleer het branche-instrument. Noteer naam, versie, erkenning en einddatum.
Beoordeel vrijwilligersrisico's afzonderlijk. Ernstige risico's kunnen extra voorschriften activeren.
Leg het besluit vast. Noteer de feiten, bronlinks, datum en verantwoordelijke.

Komt uit de route dat toetsing nodig is? Laat dan eerst bepalen welke deskundige disciplines bij uw risico's passen. Op de pagina welke kerndeskundige uw RI&E moet toetsen staat waarom één toetser niet altijd alle risicogebieden mag beoordelen.

Wanneer vervalt een eerdere vrijstelling?

Een toetsvrijstelling is geen permanent label. Controleer opnieuw wanneer:

het aantal medewerkers boven 25 komt;
de totale betaalde arbeidsduur boven 40 uur komt;
de organisatie voor het eerst betaald personeel aanneemt;
de erkenning van het branche-instrument afloopt;
u overstapt op een eigen of niet-erkend instrument;
een vestiging zelfstandig gaat opereren;
werkzaamheden of risico's wezenlijk veranderen.

Koppel deze signalen aan uw personeelsadministratie, directiebeoordeling of jaarlijkse arbo-agenda. Zo ontdekt u een gewijzigde toetsingsplicht voordat een inspectieverzoek binnenkomt.

Wat moet in uw bewijsdossier staan?

Een goed onderbouwd vrijstellingsbesluit is kort maar controleerbaar. Bewaar:

de actuele RI&E en het plan van aanpak;
de datum waarop beide zijn vastgesteld;
de personeelslijst en berekeningswijze;
bij de 40-urenregel de totale betaalde uren;
de naam, versie en erkenningsstatus van het branche-instrument;
een notitie over vrijwilligers en aanwezige ernstige risico's;
bewijs van werknemersraadpleging;
de datum voor een nieuwe controle.

Het PreventX HSE-portaal kan acties, versies, verantwoordelijken en bewijsstukken bij elkaar houden. Wilt u de wettelijke route en de feitelijke risico's samen laten beoordelen, vraag dan een gratis intake aan. Blijkt toetsing niet nodig, dan hoort u dat ook van ons.

Officiële bronnen

De hoofdregels in dit artikel zijn gecontroleerd aan de hand van:

Wilt u weten wat een eventuele toets inhoudt en wat de prijs bepaalt? Bekijk RI&E-kosten en RI&E laten maken en toetsen.

Veelgestelde vragen

Wanneer hoeft een RI&E niet te worden getoetst?↓

Toetsing is niet verplicht bij maximaal 25 medewerkers en gebruik van een erkende branche-RI&E, bij betaald personeel voor in totaal maximaal 40 uur per week, en bij een vrijwilligersorganisatie waarin uitsluitend vrijwilligers werken. De verplichting om een RI&E te maken moet afzonderlijk worden beoordeeld.

Is een bedrijf met maximaal 25 medewerkers altijd vrijgesteld?↓

Nee. De vrijstelling geldt alleen als het bedrijf daadwerkelijk een erkend branche-RI&E-instrument gebruikt. Met een eigen, algemeen of niet-erkend instrument moet de RI&E normaal wel worden getoetst.

Gaat de grens van 25 over medewerkers of FTE?↓

De officiële bronnen spreken over medewerkers of werknemers, niet over 25 FTE. Parttimers worden dus niet automatisch samengevoegd tot één persoon. Breng ook tijdelijke, ingehuurde en andere feitelijk werkende personen zorgvuldig in beeld.

Hoe werkt de uitzondering van 40 uur per week?↓

Het gaat om de totale betaalde arbeidsduur van de organisatie. Twee medewerkers van ieder 16 uur komen samen op 32 uur. Twee medewerkers van ieder 24 uur komen op 48 uur en vallen niet onder deze toetsvrijstelling.

Hoeft een organisatie met alleen vrijwilligers nooit een RI&E te maken?↓

Dat is te absoluut. Een vrijwilligersorganisatie met uitsluitend vrijwilligers is vrijgesteld van toetsing, maar bij ernstige risico's, gevaarlijke stoffen, biologische agentia of bepaalde werkzaamheden kunnen specifieke arbovoorschriften en een RI&E toch gelden.

Bespreek uw RI&E- of HSE-vraagstuk

Tijdens een gratis intake bespreken we uw situatie, de relevante wettelijke eisen en passende vervolgstappen.

Vraag een gratis intake aan Stel uw vraag