Hoe lang is een RI&E geldig en wanneer moet u actualiseren?

Kort antwoord

Een RI&E heeft geen vaste wettelijke geldigheidsduur. Er bestaat geen algemene regel dat iedere RI&E na één, drie of vijf jaar automatisch vervalt. De werkgever moet de risico-inventarisatie en -evaluatie wel aanpassen wanneer opgedane ervaring, gewijzigde werkmethoden of arbeidsomstandigheden, of actuele inzichten daar aanleiding toe geven.

De juiste vraag is daarom niet alleen: "Hoe oud is onze RI&E?" De betere vraag is: "Beschrijft onze RI&E de organisatie en het werk zoals die vandaag werkelijk zijn?"

De wettelijke basis staat in artikel 5 van de Arbeidsomstandighedenwet. Arboportaal legt de verplichting en het plan van aanpak uit. Ook Steunpunt RI&E bevestigt dat geen vaste geldigheidsduur bestaat en dat de RI&E actueel moet blijven.

Waarom leeftijd alleen niet genoeg zegt

Een RI&E van zes maanden oud kan verouderd zijn wanneer er intussen een nieuwe productielijn, nachtdienst of gevaarlijke stof is ingevoerd. Een RI&E van enkele jaren oud kan inhoudelijk nog grotendeels passen wanneer werkzaamheden en risico's nauwelijks veranderden, mits de werkgever dat aantoonbaar heeft gecontroleerd en het plan van aanpak actief beheert.

De datum op de voorkant is dus slechts één signaal. Belangrijker zijn:

• de feitelijke scope;
• de laatste wijzigingscontrole;
• openstaande maatregelen;
• incidenten en onderzoeksresultaten;
• veranderingen in wetgeving en actuele inzichten;
• wijzigingen in medewerkers, locaties en middelen;
• de status van eventuele deskundige toetsing.

Een jaarlijkse controle kan een verstandige vaste beheersmaatregel zijn. Formuleer die intern als een periodieke actualiteitscheck, niet als een wettelijke regel dat de hele RI&E jaarlijks opnieuw moet worden gemaakt.

De wettelijke wijzigingssignalen

Artikel 5 noemt in essentie drie bronnen voor aanpassing:

1. Opgedane ervaring. Denk aan ongevallen, bijna-ongevallen, klachten, afwijkingen, inspecties en wat medewerkers in de praktijk ervaren.
2. Gewijzigde werkmethoden of arbeidsomstandigheden. Denk aan machines, stoffen, processen, werktijden, locaties en organisatie.
3. Actuele stand van wetenschap en professionele dienstverlening. Nieuwe inzichten, meetmethoden, grenswaarden of erkende beheersmaatregelen kunnen een eerdere beoordeling achterhalen.

Deze formulering is bewust open. De wet kan niet iedere toekomstige wijziging opsommen. De werkgever moet daarom zelf een proces organiseren waarmee relevante veranderingen bij de beheerder van de RI&E terechtkomen.

Gebeurtenissen die bijna altijd een controle vragen

Gebeurtenis	Wat u minimaal controleert
Nieuwe machine of arbeidsmiddel	Gevaren, afscherming, noodstop, onderhoud, instructie, geluid, ergonomie en benodigde deskundigheid
Nieuwe of gewijzigde stof	Stoffenregister, veiligheidsinformatieblad, blootstelling, grenswaarde, opslag, noodmaatregelen en PAGO
Verhuizing of verbouwing	Routing, inrichting, klimaat, vluchtwegen, BHV, opslag, verkeersstromen en bereikbaarheid
Nieuw proces of product	Werkstappen, storingen, schoonmaak, onderhoud, afvalstromen en onverwachte combinaties van risico's
Nieuwe functie of doelgroep	Taakbelasting, instructie, toezicht, jeugdigen, zwangere medewerkers, uitzendkrachten en alleenwerk
Andere werktijden of bezetting	Nachtwerk, vermoeidheid, sociale veiligheid, BHV-dekking en toezicht
Reorganisatie of snelle groei	Werkdruk, verantwoordelijkheden, deskundigheid, medezeggenschap en toetsingsplicht
Arbeidsongeval of bijna-ongeval	Directe en achterliggende oorzaken, bestaande maatregelen, vergelijkbare situaties en plan van aanpak
Klachten of beroepsziektesignalen	Blootstelling, fysieke belasting, PSA, medische advisering en effectiviteit van maatregelen
Nieuwe wet of norm	Relevante verplichtingen, overgangstermijnen, procedures en documentatie
Nieuwe meting of onderzoek	Risicobeoordeling, prioriteit, maatregelen en restblootstelling

Niet iedere wijziging vereist een volledig nieuw document. Soms volstaat een gerichte aanvulling met aangepaste risicobeoordeling en maatregelen. Bij een fundamentele verandering kan een nieuwe inventarisatie en rondgang nodig zijn.

Verschil tussen controleren, actualiseren en opnieuw toetsen

Deze drie activiteiten worden vaak als hetzelfde behandeld, maar hebben een ander doel.

Actualiteitscheck

U controleert of organisatie, werkzaamheden, risico's, bronnen en acties nog overeenkomen met de werkelijkheid. De uitkomst kan zijn dat geen inhoudelijke wijziging nodig is. Leg dan datum, deelnemers, bekeken signalen en conclusie vast.

Actualiseren

U past de RI&E en het plan van aanpak inhoudelijk aan. Dat kan een nieuwe risico-evaluatie, maatregel, verantwoordelijke, termijn of bijlage zijn. Geef iedere versie een datum en wijzigingssamenvatting.

Aanvullend of opnieuw toetsen

Wanneer de RI&E onder de toetsingsplicht valt en relevante risico's of de scope wezenlijk veranderen, kan aanvullende deskundige toetsing nodig zijn. Laat de bevoegde kerndeskundige beoordelen welke gewijzigde onderdelen opnieuw moeten worden getoetst. Een bedrijfsbrede reorganisatie met nieuwe PSA-risico's kan bijvoorbeeld andere deskundigheid vragen dan de eerdere technische toets.

Een oud toetsrapport maakt een nieuw risicogebied niet automatisch beoordeeld. Koppel daarom iedere toets aan de exacte RI&E-versie en de risicogebieden binnen scope. Lees ook welke kerndeskundige uw RI&E moet toetsen.

Groei kan de toetsingsplicht veranderen

Een kleine werkgever kan een geldige toetsvrijstelling hebben en later over de grens van 25 medewerkers groeien. Dan moet de organisatie opnieuw beoordelen of toetsing verplicht wordt.

Hetzelfde geldt wanneer:

• de totale betaalde inzet boven 40 uur per week komt;
• een vrijwilligersorganisatie betaald personeel aanneemt;
• een erkend branche-instrument zijn erkenning verliest;
• de organisatie een eigen of ander instrument gaat gebruiken;
• een vestiging zelfstandiger gaat opereren.

De details van deze uitzonderingen staan in wanneer RI&E-toetsing niet verplicht is. Laat HR of personeelsadministratie een signaal geven wanneer de omvang dichtbij een wettelijke grens komt.

Let op bij meerdere locaties

Een centrale RI&E kan alleen werken wanneer zij de risico's van iedere locatie werkelijk dekt. Een hoofdkantoor, magazijn en productievestiging hebben meestal andere werkzaamheden en voorzieningen.

Gebruik per locatie ten minste:

• een lokale rondgang;
• overzicht van functies en bezetting;
• specifieke machines, stoffen en installaties;
• lokale BHV- en noodsituatie;
• verkeers- en bezoekersstromen;
• gebouwgebonden risico's;
• openstaande acties en verantwoordelijken.

Een centrale structuur met lokale bijlagen kan praktisch zijn. Zorg dan dat iedere medewerker de relevante informatie kan vinden en dat lokale veranderingen centraal worden gemeld. Voor zelfstandig opererende vestigingen is extra aandacht nodig. Het onderzoek van de Arbeidsinspectie naar RI&E-toetsing laat zien dat toetsbevindingen van enkele vestigingen niet simpelweg naar andere zelfstandige vestigingen mogen worden geëxtrapoleerd.

Een werkbaar wijzigingsproces

Wijs één interne eigenaar aan, meestal de preventiemedewerker of HSE-verantwoordelijke, en leg vast welke functies wijzigingen melden. Gebruik vervolgens dit proces:

1. Signaal ontvangen. Een projectleider, HR, inkoop, technische dienst of medewerker meldt de verandering.
2. Impact bepalen. Welke functies, locaties, groepen en risico's worden geraakt?
3. Tijdelijke maatregelen nemen. Wacht bij direct gevaar niet op de administratieve update.
4. Deskundigheid bepalen. Is een HVK, arbeidshygiënist, A&O-deskundige of bedrijfsarts nodig?
5. Werknemers raadplegen. Betrek de mensen die het gewijzigde werk uitvoeren.
6. RI&E en PvA aanpassen. Leg risico, beoordeling, maatregel, eigenaar en termijn vast.
7. Toetsbehoefte beoordelen. Laat waar nodig gewijzigde onderdelen deskundig toetsen.
8. Instructie en uitvoering organiseren. Informeer betrokken medewerkers en houd toezicht.
9. Effect controleren. Beoordeel na ingebruikname of de maatregel werkt.
10. Versie sluiten. Bewaar wijzigingslog, bewijs en datum van volgende controle.

Sinds 1 juli 2026 is de werknemersraadpleging explicieter en beter handhaafbaar. Lees hoe u dat proces inricht in werknemers raadplegen over arbobeleid.

Welke versiegegevens horen in het dossier?

Een professioneel beheerde RI&E bevat of koppelt aan:

• uniek versienummer;
• datum van vaststelling;
• organisatie en locaties binnen scope;
• gebruikte bronnen en meetrapporten;
• opsteller en betrokken werknemers;
• toetsers, discipline en getoetste onderdelen;
• overzicht van wijzigingen sinds de vorige versie;
• openstaande en afgesloten acties;
• datum en aanleiding voor de volgende controle.

Bewaar oude versies. Daarmee kunt u reconstrueren welke risico's bekend waren, welke maatregelen waren gepland en waarom een besluit is genomen. Verwijder een oude beoordeling niet zodra een nieuwe versie verschijnt.

Het PreventX HSE-portaal is ingericht om versies, acties, eigenaren en bewijsstukken bij elkaar te houden. Een map met bestandsnamen als "RI&E definitief nieuw 3" is geen betrouwbaar versiebeheer.

Hoe vaak plant u een actualiteitscheck?

De wet schrijft geen algemene vaste frequentie voor. Kies een ritme dat past bij de veranderingssnelheid en risico's.

Een organisatie met stabiel kantoorwerk kan een andere controlefrequentie kiezen dan een productiebedrijf met regelmatige proceswijzigingen. Gebruik vaste controlemomenten als vangnet, maar laat gebeurtenissen direct een extra controle activeren.

Een bruikbare agenda bevat:

• doorlopende wijzigingsmelding;
• periodieke bespreking van het plan van aanpak;
• controle na incidenten en bijna-ongevallen;
• controle vóór ingebruikname van nieuwe middelen of processen;
• periodieke directiebeoordeling van scope en openstaande risico's;
• tijdige voorbereiding op groei, verhuizing of reorganisatie.

Noem een eigen jaarlijkse review gerust verplicht binnen uw managementsysteem. Presenteer die niet als een algemene wettelijke vervaldatum voor iedere RI&E.

Veelgemaakte fouten

Alleen de datum op de omslag vervangen

Een nieuwe datum zonder inhoudelijke controle maakt het document niet actueel. Noteer welke wijzigingen zijn onderzocht en wat de conclusie was.

Alleen het plan van aanpak bijwerken

Afgeronde acties zijn belangrijk, maar nieuwe werkzaamheden kunnen ook de inventarisatie en risicobeoordeling veranderen.

Wachten tot de volgende vaste cyclus

Een nieuwe stof of machine kan onmiddellijke risico's geven. Werk eerst veilig en pas het dossier zonder onnodige vertraging aan.

De oorspronkelijke toetser automatisch alles laten beoordelen

Een nieuw risicogebied kan buiten diens certificeringsscope vallen. Kies deskundigheid op basis van de nieuwe risico's.

Geen werknemers betrekken

De mensen die het werk uitvoeren zien vaak als eerste dat een maatregel niet werkt. Raadpleeg hen bij de wijziging en de effectcontrole.

Snelle controle voor uw huidige RI&E

Beantwoord deze vragen:

• Zijn alle huidige locaties, functies en werktijden opgenomen?
• Klopt de lijst van machines, stoffen en processen?
• Zijn incidenten, klachten en meetresultaten verwerkt?
• Zijn nieuwe of kwetsbare groepen meegenomen?
• Zijn wettelijke en professionele inzichten gecontroleerd?
• Is het plan van aanpak actueel?
• Is duidelijk welke versie door welke deskundige is getoetst?
• Zijn medewerkers geraadpleegd?
• Is aantoonbaar dat maatregelen werken?

Bij één of meer keer "nee" is een gerichte actualisatie nodig. Bekijk RI&E laten maken en toetsen of laat via een gratis intake bepalen welke onderdelen moeten worden bijgewerkt.

Officiële bronnen

• Arbeidsomstandighedenwet, artikel 5
• Arboportaal, wat zegt de wet over de RI&E
• Steunpunt RI&E, ik heb al een RI&E
• Nederlandse Arbeidsinspectie, RI&E en plan van aanpak
• Nederlandse Arbeidsinspectie, onderzoek naar RI&E-toetsing